Ein Brief, eine E-Mail oder ein Anruf der Berufsgenossenschaft (BG) sorgt bei vielen Berliner Unternehmer:innen erst einmal für Stress. In den meisten Fällen geht es um Nachweise, nicht um Vorwürfe. Mit der richtigen Vorbereitung antworten Sie souverän und vermeiden Bußgelder oder Leistungskürzungen.
Warum die Berufsgenossenschaft Kontakt aufnimmt
Die Berufsgenossenschaft ist Ihre gesetzliche Unfallversicherung. Sie hat das Recht und die Pflicht, Betriebe auf die Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Vorschriften zu prüfen. Die häufigsten Anlässe für eine Meldung sind:
Routine-Prüfung
Regelmäßige Betriebsinspektion oder Stichprobenkontrolle Ihrer Branche.
Nach einem Arbeitsunfall
Die BG prüft Ursachen, ob Nachweise vorliegen und ob Leistungen erbracht werden.
Mitgliedschaftsabfrage
Neuanmeldung, Branchenwechsel oder Abfrage zur Beitragshöhe.
Schwerpunktaktion
Branchenübergreifende Aktionen zu Themen wie Sturzgefahren, psychische Belastung oder Handgeführte Maschinen.
Diese Unterlagen verlangt die BG in der Regel
Nicht jede Anfrage ist gleich. Je nach Anlass variiert der Umfang. Grundsätzlich sollten Sie diese Dokumente jedoch jederzeit griffbereit haben:
- Aktuelle Gefährdungsbeurteilungen für alle Arbeitsbereiche — schriftlich oder digital, mit Maßnahmenkatalog und Verantwortlichen.
- Unterweisungsnachweise der letzten 12 Monate, aufgeteilt nach Erst- und Jahresunterweisung.
- Beauftragung der Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) oder Nachweis der externen Beauftragung.
- Betriebsanweisungen für Arbeitsmittel, Gefahrstoffe und besondere Tätigkeiten.
- Verfahrensanweisungen für Unfälle, Erste Hilfe, Brandschutz und Evakuierung.
- Prüfbücher und Wartungsnachweise für Arbeitsmittel, elektrische Betriebsmittel und Brandschutz.
- Dokumentation zur Wirksamkeitskontrolle: Wurden die geplanten Maßnahmen umgesetzt und geprüft?
So bereiten Sie die Antwort vor
- 1. Schriftstück analysieren: Lesen Sie genau, welche Unterlagen gefordert werden und bis wann. Notieren Sie Ansprechpartner:in, Aktenzeichen und Referenznummer.
- 2. Dokumente sammeln: Erstellen Sie eine Checkliste und weisen Sie intern Verantwortliche zu. Fehlende Nachweise sofort ergänzen.
- 3. Fristen im Blick behalten: Reagieren Sie frühzeitig. Bei Unklarheiten um eine kurze Verlängerung bitten — das ist meist unproblematisch.
- 4. Sifa einbeziehen: Lassen Sie Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit oder einen externen Berater die Unterlagen vorab prüfen.
- 5. Antwort schriftlich einreichen: Senden Sie alles per E-Mail oder Post mit Empfangsbestätigung. Bewahren Sie Kopien gut auf.
Fristen und Aufbewahrungspflichten
Mindestens bis zur nächsten Überprüfung oder bei wesentlichen Änderungen sofort aktualisieren.
Mindestens fünf Jahre aufbewahren, teilweise länger je nach Branche.
Sofortige Meldung und Bereithaltung für die BG.
In der Regel bis zur nächsten Prüfung plus Reservezeit; BG-Vorschriften beachten.
Was passiert bei fehlenden Nachweisen?
Wer der Berufsgenossenschaft nicht oder nur unvollständig antwortet, riskiert mehr als ein unangenehmes Gespräch:
- Bußgelder nach dem Arbeitsschutzgesetz oder den DGUV-Vorschriften
- Kürzung von Unfallversicherungsleistungen für Betroffene
- Verstärkte Kontrollen und höhere Beitragssätze
- In schweren Fällen: strafrechtliche Ermittlungen wegen fahrlässiger Körperverletung
Berliner Betriebe: Besonderheiten beachten
In Berlin sind viele Betriebe schnell gewachsen — Startups, Handwerksbetriebe und Gastronomie. Häufig fehlt dort eine durchgängige Arbeitsschutzdokumentation. Die BG erwartet aber unabhängig von Unternehmensgröße und Branche die gleiche Sorgfalt. Besonders wichtig:
- Bei neuen Mitarbeitenden sofortige Erstunterweisung dokumentieren
- Bei Umzug oder Umbau Gefährdungsbeurteilung aktualisieren
- Homeoffice und mobile Arbeitsplätze nicht vergessen
- Externe Sifa-Betreuung schriftlich beauftragen und Nachweis bereithalten
BG-Anfrage erhalten? Wir helfen Ihnen in Berlin & Brandenburg.
Wir prüfen Ihre Unterlagen, ergänzen fehlende Nachweise und begleiten Sie beim Schriftverkehr mit der Berufsgenossenschaft — damit Sie souverän reagieren und Bußgelder vermeiden.